Cómo organizar eventos exitosos
La organización de eventos no es una tarea fácil, requiere de la implementación de varias metodologías para no dejar cabos sueltos. Cada detalle cuenta y la falla en alguno de ellos puede significar el fracaso de toda la tarea.
Sin embargo, no hay que ser un erudito para poder cumplir con el objetivo. Se necesita seguir algunos consejos clave y contar con el apoyo preciso, de acuerdo a la magnitud y el tipo del mismo.
Eventos de grandes magnitudes y donde se manejen masas son los más complejos, ya que se requiere de equipos multidisciplinarios, de delegar funciones y plantear el alcance de varios objetivos durante el proceso, hasta llegar a la “hora cero”. Ejemplos de eventos con estas características son los festivales de música y los congresos.
Ambos tipos eventos se desarrollan en varios días, por lo que la planificación debe ser muy meticulosa e involucra diversos factores. Entonces, iniciemos con algunos consejos útiles para aprender como organizar un festival de música.
Organizar un evento musical de varios días requiere de un poco de conocimiento en cuanto a la reserva y a las agendas de artistas locales, nacionales o internacionales. Pero esto no es una hazaña imposible. Las posibilidades de organizar un festival está al alcance de cualquier persona que tenga la disposición de dedicar tiempo al aprendizaje, la planificación y la investigación.
En este punto es importante resaltar que el trabajo en equipo es la base fundamental para alcanzar los objetivos con el mayor éxito posible. Si aprendes a distribuir las responsabilidades, poner a volar la creatividad con lluvias de ideas y te inspiras en la colaboración, lo más seguro es que todo salga muy bien.
Pasos para organizar un festival musical
- Este tipo de eventos siempre debe cumplir con una misión o un propósito, así que pregúntate cuál es el tuyo.
- Debes tener claro cuántos actos deseas incluir en el festival, para luego comenzar a medir las disponibilidades y el interés de los artistas. El mejor consejo en este caso, es reservar los actos principales lo más pronto posible. Cuando estos estén confirmados se puede comenzar a contactar a los grupos musicales pequeños y crear una larga lista para tener varias opciones en caso de cancelaciones.
- Al tener la alineación de actos esto arrojará el presupuesto promedio, ya que se tendrá que considerar el coste de cada banda. El proceso de negociación es clave, así como también lo es, negociar el coste del lugar de las presentaciones. Aceptar donaciones y patrocinios puede aligerar la carga.
- Añadir elementos adicionales para animaciones en los intervalos es necesario en cualquier evento de este tipo. Ser creativo y ofrecer un espectáculo original te permitirá crear una buena reputación como organizador.
- La estrategia de marketing no puede faltar. Esta se convertirá en el motor de convocatoria y en la creadora de expectativas. No hay mucha diferencia entre promover un festival o un espectáculo, pero la presión del primero es mucho mayor. El proceso de venta y adquisición de entradas debe ser fácil y sumamente accesible.
Cómo organizar un congreso
Aunque se trata de eventos completamente distintos y con objetivos diferentes a cumplir, las etapas de base sobre como organizar un congreso vienen siendo muy similares a las explicadas anteriormente. La planificación es la base del éxito de cualquier actividad. La improvisación no lleva a nada bueno en estos casos.
Para la organización de congresos hay otros aspectos que se deben tomar en cuenta para que este sea un evento de alto nivel.
- Utilizar una plantilla de estrategia de eventos puede servir de guía para hacer seguimiento a todo el proceso organizativo. Además, esto puede ayudar a que el equipo operativo se mantenga centrado en lo más importante.
- Adoptar la mejor tecnología para las conferencias. Es un punto esencial y mucho más en estos tiempos modernos. Adoptar el mejor software de conferencias no debería ser un complemento, sino parte esencial de la organización, ya que este logra eliminar una gran cantidad de tareas manuales, lo que genera un ahorro de tiempo y de dinero.
- Es sumamente importante delegar tareas. Llenarte de una gran lista de responsabilidades terminará por agotarte y al final, algún detalle se escapará de tus manos.
- El presupuesto y modelo de precios es una parte ineludible en toda organización.
