Plantillas de facturas. Tipos y para qué sirven

Las plantillas de facturas suelen ser bastante requeridas en el medio administrativo. Hay que agregar que el tema de las facturas amerita de cierto nivel de versatilidad. No se usa el mismo tipo de factura para servicios que para productos. Igualmente, suelen tener requisitos e ítem distintos en caso de ventas al mayor o al menor. A esto se añade que en tiempos recientes se suma la necesidad de crear facturas digitales. Estas últimas suelen tener códigos y una serie de rasgos que son aceptados desde el punto de vista legal, sin la estricta necesidad de un sello y firma húmeda.

Por otra parte, lo más probable en que en los tiempos actuales las facturas se imprimen en sistemas de impresión personalizados, tales como las cómodas impresoras. Por ello, es necesario que el público en general cuente con formatos a la mano para darlas a los clientes que realizan compras. Además, estos modelos de facturas se deben poder personalizar. Contar con una factura personalizada permite mejorar la imagen corporativa. Igualmente, se suelen hacer prototipos de facturas para personas específicas. Se trata de una verdadera tarjeta de presentación, misma que ayuda a mejorar el comercio.

¿Qué es y para qué sirve una factura?

Antes de hablar sobre ciertos tipos de facturas, es necesario aclarar sobre el contenido y características de este peculiar documento.  Hay que dejar en claro que se trata de un documento de índole mercantil. Es el testimonio de toda operación con talante de compra y venta. Es importante indicar que las diversas categorías de facturas. Además, estas suelen reflejar el impuesto del IVA (Impuesto al Valor Agregado), así como de otros relativos o que sea pertinente indicar. Por ejemplo, los que tienen que ver con asuntos aduaneros.

En los ámbitos legales, sucede que se estila que las diversas facturas tengan un total de tres (03) copias siendo estas de tres colores diferentes: azul claro, amarillo o rosa.  Además, cada una de ellas debe mostrar con claridad el membrete del expendedor o prestador de servicios.  Asimismo, detallar los artículos vendidos o bien los trabajos efectuados y a partir de las cuales se devenga una remuneración.

Es necesario tener cuidado en la elaboración de esquemas de facturas. Esto obedece a que se trata de documentos con peso legal. Toda factura tiene peso jurídico y es una de las pruebas que se suelen usar en el llamado derecho mercantil. Por ende, el hacer una correcta factura es en realidad una responsabilidad. Por eso, hemos queridos hacer este post para dar algunas indicaciones a nuestros lectores al respecto.

Sobre los tipos más habituales de facturas

No cabe duda que el diseño de facturación depende de los requerimientos de las facturas que se aspira realizar. Al respecto, es necesario indicar que parece algo obvio. ¡Y sin duda lo es! No obstante, sucede que las facturas muchas veces fallan por cometer omisiones sencillas. Por siempre, es de gran factibilidad tener a la mano los diversos estilos de factura que se suelen utilizar de manera recurrente. A continuación, desglosamos algunos ejemplos al respecto.

Las facturas ordinarias

Son estándares de facturas usados de manera más recurrente. Documentan la entrega de artículos en venta o la prestación de servicios. Asimismo, deben identificar con suma claridad al vendedor o quien recibe el importe. Otro de sus rasgos es la presencia de los siguientes datos que se pueden corroborar: nombre y dirección del expendedor, los bienes (o servicios) entregados y el beneficio que se devenga por parte del comerciante.

Las facturas de rectificación

Se trata de ejemplares de facturas usadas para declarar en una factura original. Igualmente, se emiten en caso de devolución de productos o quejas por parte de los clientes. También, cuando por alguna razón no se logra hacer un servicio completo y solo se cobra una parte del mismo. Son para corregir fallas en la compra venta, o cambios en este proceso. Se usan para dejar en claro los pasos efectuados, de manera de garantizar plena transferencia entre el expendedor y su cliente. No son tan comunes, pero se usan mucho en empresa grandes.

Facturas de recapitulación

Hay quienes suelen decir que esta categoría de facturación es en realidad una versión de las facturas de rectificación. ¿En qué consiste? Simple: es una factura que resume todos los trámites que se llevan a cabo con otras facturas. Por ejemplo: si alguien vende un producto, pero lo regresan y al final hace la venta solo por la mitad del precio estipulado, entonces usa un total de 3 facturas: primera venta, devolución, nuevo precio. Todo esto se resume con un modelo de factura de recapitulación.  

Facturas de tipo simplificadas

Son bastante comunes, se usan en transacciones comerciales simples. Tienen el mínimo de datos. Son las que más se usan en el comercio general. A veces, tienen la presentación de un simple ticket de venta. La gente las usa por asuntos administrativos y se suelen aplicar en cantidades menores. No son tipos de facturaciones para grandes precios o volúmenes altos de pago.

Con este resumen de las variedades de facturas, nuestros lectores pueden tener una idea la complejidad que pueden llegar a detentar esta clase de documentos. Hacer una factura cada vez que se hace una compra-venta es demasiado engorroso. Por eso, se necesita contar con lugares de Internet donde se descargan estos formatos.

Al respecto, indicamos algunas sugerencias en los parágrafos a continuación. Sobre todo, hacemos énfasis en los formatos descargables y cómo se pueden usar. De esa manera, nuestros lectores pueden hacer un mejor uso de las modalidades de facturas que se encuentran en Internet.

Maneras de descargar formatos usados en las facturas

Hay sitios web donde se pueden descargar diversos modelos de facturación.  Se parecen a los bancos de imágenes gratuitos donde las personas pueden obtener material gratuito para hacer diseño gráfico. En este caso, de descargar plantillas para hacer facturas.  Como es de suponerse, ocurre que estas plantillas son 100% personalizables. Además, las hay en una gran variedad de opciones y formatos. Por ello, se trata de sitios web con alto grado de demanda.

Hay varias maneras en las cuales se pueden obtener estas plantillas. Basta con teclear en google o en cualquier otro buscador la palabra “plantillas para facturas”. De inmediato, se despliega una gran cantidad de alternativas. En dado caso, queremos explicar los formatos digitales que se logran obtener en estos casos.

Facturas en Word

Son muy comunes. Suelen tener esquemas ya preestablecidos. Las personas pueden simplemente poner sus datos y hacer algunos rasgos para personalizarlas.  Son fáciles de imprimir, se les puede colocar imágenes en determinados lugares imágenes. Este esquema de factura digital suele ser el predilecto. No obstante, tiene el detalle de que se deben llenar los datos tecleando. Esto incluye el hecho de tener que sumar los dígitos aparte, en una calculadora, para luego transcribirlos en la factura.

Facturas en Excel

Es otro de los modelos digitales de factura que se suelen usar. Son un tanto más complejas de usar que las elaboradas en Word. No obstante, tienen una gran ventaja. Ya tienen incorporadas las fórmulas de la suma de costes, así como del impuesto del IVA. Por ende, son mejores cuando se manejan cantidades grandes y complejas. Por ello, son ideales para mayoristas; para quienes trabajan en el sector construcción y deben acompañar su factura de valuaciones; también en quienes debe restas y cálculos complejos en sus facturaciones.

Facturas en PDF o como imágenes

Estos moldes para facturas están pensados para ser impresos y luego terminadas a mano.  Tiene gran cantidad de espacios en blanco y renglones ya decantados. Cada uno de ellos, debe ser llenado por quien imprime la factura. Deben llevar luego el sello húmedo y otros caracteres que personalizan la facturación. Por lo general, son modelos de factura bastante genéricos, no pensados dentro de los cánones de una identidad corporativa. Por otra parte, son muy fáciles de usar.

Sitios para diseñar una factura personal

En lo tocantes a sitios web de factura, existen sitios web donde la gente puede conseguir plantillas personalizables de facturas.  En este caso, la gente puede entrar y empezar a diseñar su factura a su gusto. Puede elegir el encabezado, la manera en que se colocan los números, los datos y agregar tanto logo como alguna imagen. Asimismo, seleccionar los tipos y estilo de textos. De esta manera, se puede confeccionar una excelente factura con identidad corporativa al 100%. Se trata de una opción que ha mucha gente le agrada, aunque quita cierto tiempo elaborar la factura respectiva. Empero, es un esfuerzo que vale la pena.

Con todos los datos presentados en este texto, las personas pueden saber cómo ubicar una plantilla para facturas online.  En realidad, es la mejor manera de obtenerlas. Incluso, de mejor calidad que las típicamente sacadas en una imprenta. De esta manera, se pueden llevar a cabo las operaciones comerciales cumpliendo con los debidos requisitos legales. Hay que recordar que todo pagador de un producto o quién subsidia un servicio tiene derecho a su factura. Por ende, es menester que la pueda tener sin ningún tipo de inconvenientes.