Tecnología de primera para una gestión eficiente de la contabilidad en tu empresa
La importancia que tiene una gestión eficiente de la contabilidad en una empresa, radica no solo en la necesidad de llevar un control racional y sistemático de los ingresos y gastos de una organización, sino también en cumplir con las obligaciones fiscales impuestas por los organismos del estado.
Aspectos tan esenciales como las ganancias, las compras, los gastos extraordinarios, los préstamos y las notas de gastos, son renglones vitales para que la contabilidad se nutra de manera sana y genere los datos necesarios para tomar las decisiones financieras correctas.
¿Qué papel tienen las notas de gastos dentro de la gestión contable?
El diseño de los métodos de control de nuevas aplicaciones y programas, ha hecho que el trabajo contable sea más exacto y arroje los datos certeros que todo directivo necesita en una gestión gerencial.
Una nota de gasto es una relación que llevan los empleados de una empresa para justificar los pagos realizados fuera de la oficina y que implican el desplazamiento, viaje o consumos varios mientras estos realizan sus labores diarias.
Este sistema se aplica principalmente para controlar las salidas de recursos a través de un esquema organizado de entrega de cuentas por conceptos de consumo varios, sobre todo cuando los empleados salen de la oficina para trabajar en otros lugares.
Estos documentos tienen como fin, justificar todos los gastos que tienen los empleados asociados a su jornada laboral. Por ser un documento con validez contable, debe realizarse con especial cuidado a la hora de asentar la información y entregar los resultados de su resumen.
Para redactar una nota de gasto, los empleados deberán recoger todas las facturas relacionadas con el consumo diario o semanal de la estancia de trabajo fuera de la oficina. Aquí se incluyen los gastos de viaje, desplazamientos y cualquier imprevisto que ocurra en el viaje.
Después de presentado el documento, el departamento de contabilidad comprobará la veracidad de la información asentada, con el objetivo de pagar solo los gastos justificados. Aquí se valen de la opinión de expertos en auditoria que al final del mes comparan todos los datos declarados.
En este proceso de verificación se agrupan todas las notas de pagos con su respectiva justificación, procurando encontrar algún error u omisión. En caso de no existir ninguna novedad se aprueba como una información válida dentro de la contabilidad general de la empresa.
Aplicaciones que facilitan la gestión de notas de créditos
De un libro contable a una hoja de Excel, las herramientas idóneas para calcular eficientemente las notas de gastos han evolucionado para ofrecer la mayor exactitud en los números y en la transparencia de la gestión administrativa.
Software y aplicaciones como las de Appvizer, aportan información útil sobre las tecnologías para la gestión de notas de gastos y contabilidad, a través de una tecnología basada en la nube que mejora considerablemente los procesos contables en términos de simplicidad y rapidez.
Así podrás tener un análisis completo de todos los gastos detallados por concepto de viajes, kilometrajes y otros conceptos que se procesan de forma exacta para realizar los reembolsos necesarios a los empleados en el lugar exacto donde se encuentren.
Este tipo de aplicación trabaja con dos modalidades adaptadas a las necesidades de la empresa.
La primera está dirigida a los empleados, quienes desde su móvil o tablet pueden añadir toda la información de los gastos profesionales y detallar sus conceptos como tickets, recibos o facturas, para luego enviarlo para su respectiva aprobación.
Por otro lado, la misma empresa y a través del departamento de recursos humanos o de administración, dispone de un modelo de gestión desde donde se pueden visualizar todos los movimientos de los gastos de los empleados, aprobar partidas o rechazarlas acorde con las normativas de la empresa.
Con este proceso se automatiza todo lo referente a solicitudes o reembolsos de fondos a los empleados que trabajan fuera de la empresa, además de sincronizar efectivamente toda esta gestión a la matriz principal que lleva la contabilidad de la empresa.
Este tipo de aplicaciones están a la orden de pequeñas y grandes empresas, que con el tiempo, experimentarán un cambio radical en la simplificación del trabajo contable y en la mejora de las relaciones laborales.
