Toda empresa debe tener un portal del empleado para mejorar la comunicación interna

Más de la mitad de las empresas en España tienen un portal del empleado y la proyección es que siga aumentando la cifra. Conoce los beneficios de esta plataforma que optimiza la gestión del personal, ahorrando tiempo, esfuerzo y recursos.

Una de las decisiones que toda empresa debe tomar es contar con un portal del empleado, una plataforma digital que permite que las empresas y sus trabajadores mantengan contacto mediante el uso de un sistema de comunicación interna al que se puede acceder desde cualquier lugar, a través de todo tipo de dispositivo con conexión a internet.

En general, uno de los principales beneficios de esta herramienta, es que hace que sean más eficaces los procesos y las tareas del departamento de personal o recursos humanos, y además, favorece la comunicación entre esta área y la plantilla de trabajadores.

Según datos coincidentes de varias consultoras, más del 50% de las empresas en España tienen un portal del empleado con el que mantienen comunicación directa con sus trabajadores. Gran parte tiene a su disposición portales intranet interactivos, muy avanzados, lo cual permite optimizar la función que cumplen.

Precisamente, es la interacción y la bidireccionalidad, así como la flexibilidad para habilitar recursos y servicios de manera remota, lo que ha hecho que el portal del empleado sea líder de los canales de comunicación interna que utilizan las empresas en la actualidad.

Además de favorecer en gran medida la gestión de los departamentos de recursos humanos, esta herramienta dota a la plantilla de trabajadores de la posibilidad de acceder a información, tanto de la empresa, como de su estatus dentro de la misma, a lo que se suma poder tener a mano todo lo referente a los beneficios sociales otorgados por la empresa.

Información incluida en un portal del empleado

Por lo general, todo portal del empleado ofrece datos correspondientes a dos tipos de información: corporativa y personal. Adicionalmente a esto, debe contener información para facilitar lo que ofrece la compañía a través de bienes y servicios.

En tal sentido, cada empleado podrá ingresar al portal con su usuario y contraseña, y allí podrá encontrar diversidad de información relacionada con su condición de trabajador en la empresa, como por ejemplo, nómina, tipo de contrato, cotizaciones, días de baja laboral o días de vacaciones consumidos, entre otros.

Asimismo, podrá revisar sus beneficios sociales, comunicados de la dirección de la empresa que incidan en el desempeño de sus funciones o de la plantilla, así como notificaciones desde el punto de vista de la actividad corporativa, tales como eventos, patrocinios, concursos y más.

Pero más allá de eso, hay portales del empleado configurados para que, además de ser un canal de comunicación, se genere el diálogo y la gestión, de ahí que se hable de una plataforma interactiva. En este sentido, el trabajador puede hacer preguntas de forma online, a través de chatbots o formularios, o bien, puede participar en los debates que se creen, los cuales generalmente tienen como fin optimizar procesos productivos u otros propósitos, como conocer los pormenores de algún evento corporativo, curso de formación o para descargar bonos de descuento, por citar algunos ejemplos. 

Otro de los objetivos vitales de esta plataforma, es que es una manera de que la empresa pueda seguir el desempeño de sus empleados, detectar fortalezas y debilidades, analizar competencias y los requerimientos de formación.

Características del portal del empleado

Para que el portal del empleado pueda cumplir con sus funciones para hacer las gestiones más eficientes, mantener informado al trabajador y tener interacción, es importante que cumpla con varias características. 

La plataforma debe tener la adecuada accesibilidad, es decir, debe ser sencilla de usar y adaptable a todo tipo de dispositivos, con una navegación intuitiva para que pueda ser utilizada sin ninguna complicación. Otras características son: seguridad, transparencia y flexibilidad. 

Asimismo, debe tener una característica esencial: la privacidad. La plataforma debe ofrecer un espacio privado para el empleado, es decir, una área en la que solo él tenga acceso a sus documentos, que debe ser confidencial.